Eldos - Electronic Document Storage
Eldos è la soluzione proposta da STASIS per la Gestione Documentale.
Semplice, pratico e intuitivo consente all’Utente di affrontare in maniera efficace le varie fasi che intercorrono tra la scansione del documento cartaceo ed il salvataggio del documento informatico sul supporto ottico.
Flessibile, si integra con i sistemi ERP compresi SAP/R3 ed AS/400 e con le preesistenti soluzioni di Gestione Documentale.
L'acquisizione del documento è multicanale e può avvenire indifferentemente da scanner, da multifunzione, da file, da output di stampa, da fax o da e-mail.
L'indicizzazione può essere contestuale alla scansione oppure effettuata in una fase successiva per blocchi di documenti.
I documenti acquisiti possono essere indicizzati automaticamente utilizzando più motori di riconoscimento OCR, da selezionare in relazione alle caratteristiche dell'immagine del documento stesso.
Per i documenti attivi prodotti internamente, sia l’acquisizione che l’indicizzazione possono essere del tutto automatizzate attraverso un semplice modulo di integrazione con il gestionale dell'Azienda, mentre la ricerca può avvenire sia dall'interno del gestionale stesso secondo i metodi consueti sia esternamente con Eldos. Si può archiviare direttamente da spool di stampa AS/400.
Gli indici, la loro priorità e le loro caratteristiche per ogni tipo di documento sono totalmente personalizzabili e definibili dall'Utente.
La definizione dell'organigramma aziendale permette una perfetta gestione delle competenze sui documenti; la definizione degli Utenti con i rispettivi diritti, combinata con sistemi di identificazione, offre garanzia di sicurezza e riservatezza per i vari tipi di documenti digitali.
L’iter del documento consente all'utente abilitato di monitorare l'attività svolta fino a quel momento sul documento stesso e da quale operatore, soddisfacendo la necessità di controllo e verifica.
La reperibilità del documento è immediata attraverso l'uso degli indici associati o in modo ipertestuale.
La ricerca si può effettuare utilizzando un singolo indice o parte di esso, con la combinazione degli stessi mediante l’ausilio degli operatori logici oppure tramite la ricerca simultanea su tutti gli indici definiti.
Il documento rintracciato può essere visualizzato (migliorando anche l’immagine con lo zoom, la rotazione, l’adattamento a schermo intero etc.), stampato o spedito automaticamente tramite e-mail.
Un sistema di versioning consente di gestire il documento con le eventuali versioni precedenti.
La scheda del documento contiene l'immagine ed una serie di informazioni per la sua gestione.
Si può corredare il documento di post-it così come anche di note che lo accompagnano nella spedizione ad altro utente.
La gestione dei fascicoli consente di reperire, con una sola ricerca, documenti di tipo diverso ma correlati fra loro (offerta, ordine, bolla, fattura).
Si possono gestire anche i documenti "destrutturati" che generalmente non è facile nè conservare correttamente nè reperire velocemente, ma che contengono comunque informazioni importanti.
I documenti e gli indici associati possono essere memorizzati su supporti autoconsultabili, consultabili cioè da un qualsiasi personal computer indipendentemente dal suo sistema operativo.
Il prodotto è integrato con la versione web, con il modulo della Conservazione Sostituva, Protocollo, Workflow , Albo Pretorio On-Line.
Queste in sintesi alcune delle principali funzionalità di Eldos che, essendo un prodotto molto flessibile, si adatta facilmente alle necessità di ogni singola realtà per l'informatizzazione di qualsiasi tipologia di documenti.
Qualora si presentasse la necessità di gestire problematiche particolari, STASIS garantisce la propria disponibilità ad apportare personalizzazioni al prodotto a costi contenuti e sicuramente accessibili per qualsiasi tipo di Azienda.
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Un nostro incaricato sarà a tua disposizione per recepire le tue necessità ed illustrarti il prodotto in maniera esauriente.
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Eldos Web
Eldos Web è la versione di tipo web application del programma di gestione documentale ELDOS client-server, ha pertanto le stesse funzionalità con la caratteristica di essere indipendente dal sistema operativo.
L’archivio digitale può essere condiviso, oltre che dagli Utenti interni, anche da quelli esterni all’Azienda mediante un semplice collegamento internet ed un comune Web Browser senza necessità di installazione presso la sede remota.
Tramite l'apposito modulo di gestione multicanale è possibile acquisire i documenti da scanner, da file, da output di stampa (anche AS/400), da fax e direttamente dall'account di posta elettronica.
Sono state implementate apposite funzioni di acquisizione direttamente da multifunzione senza l'utilizzo del P.C.
La definizione degli Utenti con i rispettivi diritti a vari livelli, unitamente a sistemi di autenticazione, garantisce la riservatezza delle informazioni condivise.
Le distanze non sono più un problema, niente più spedizioni di documenti cartacei tramite posta ordinaria o trasmissioni via fax, i documenti informatici sono documenti trasversali e possono essere resi disponibili on line a tutti gli Utenti autorizzati, il loro reperimento è immediato.
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Eldos Protocollo
Eldos Protocollo per la gestione del protocollo informatico.
Il documento cartaceo, al momento della sua protocollazione, viene trasformato in documento digitale ed inserito nel circuito informatico dell’Azienda.
Dopo questa operazione può essere accantonato perché non servirà più se non per fini giuridici, oppure può essere addirittura distrutto al momento della creazione del supporto ottico sostitutivo.
Nel circuito intranet aziendale circola il documento informatico che può essere fascicolato e spedito tra i vari Uffici e/o Utenti definiti nell’organigramma aziendale, accessibile anche dall’esterno tramite web.
Tutti i movimenti del documento sono riscontrabili nella scheda del suo iter, dove sono riportate anche tutte le operazioni eseguite su di esso, da chi e quando.
In questo modulo si ritrovano tutte le funzionalità dell’applicazione base Eldos con la quale si integra anche per la creazione dei supporti ottici sostitutivi.
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Eldos Anagrafe e Stato Civile
In riferimento all’art. 23 comma 1 del D.P.R. n. 223 del Maggio 1989, i Comuni, dando opportune garanzie, possono chiedere l’abbandono dell'aggiornamento dei documenti anagrafici cartacei.
I documenti degli Uffici Anagrafe rappresentano la memoria storica della popolazione, sono pertanto da preservare e tramandare.
Eldos Anagrafe è una verticalizzazione dell'applicazione specifica per gli Uffici Anagrafe dei Comuni.
Oltre alle funzionalità dell’applicazione base già descritte, il modulo Anagrafe presenta la particolarità della gestione della correlazione fra le schede famiglia in cui è presente uno stesso nominativo e fra le schede famiglia ed i rispettivi cartellini individuali.
In questo modo è possibile avere memoria storica delle variazioni avvenute nei nuclei familiari e reperire immediatamente i dati personali dell'individuo.
Eldos Edilizia
Le pratiche edilizie sono costituite da una considerevole quantità di documenti di diversa tipologia e devono essere consultate da Uffici diversi, queste due caratteristiche fanno sì che la loro gestione cartacea non ne consenta un uso semplice ed immediato.
Eldos Edilizia è il modulo specifico per la gestione digitale delle pratiche edilizie dei Comuni. 
La digitalizzazione delle pratiche può avvenire in maniera univoca, suddivisa per tipo di pratica oppure strutturata nelle sue varie componenti.
Il loro reperimento è immediato, come pure la loro riproduzione parziale o integrale, la consultazione di alcune parti componenti la pratica può essere resa disponibile via web agli Utenti abilitati.
STASIS supporta gli Enti nei progetti di recupero del pregresso, fornendo consulenza organizzativa e legale, servizi di acquisizione e indicizzazione, fornitura del software Eldos anche integrato con il gestionale utilizzato per aggiungere funzionalità.
Stasis è presente ai convegni di Anusca e, in genere, a tutti quelli organizzati per la Pubblica Amministrazione per offrire i propri servizi agli Enti interessati.
Albo Pretorio
E' una soluzione ideata da Stasis per gli Enti Pubblici che necessitano dell'Albo Pretorio Online.
L'applicazione è stata progettata tenendo conto della normativa inerente il diritto alla privacy.
L'uso del prodotto aiuta l'ente nel difficile compito di attenersi alle nuove disposizioni di pubblicità legale del provvedimento amministrativo riferite alle modalità di pubblicazione degli atti.
Dalla parte dell'utente esterno (cittadino) la consultazione dell'albo si riduce ad una semplice navigazione sul web, con la possibilità di consultare gli atti inseriti o di effettuare una ricerca articolata, comunque intuitiva, selezionando gli indici.
L'utente interno all'Ente accede tramite username e password ad un'area riservata e può effettuare funzioni di inserimento, modifica e gestione dello storico dei documenti scaduti.
L'integrazione con il modulo Eldos Archiviazione Sostitutiva consente di conservare il documento pubblicato in forma elettronica a norma, con firma e marca temporale.
All'amministratore del sistema sono riservate le funzioni di gestione delle tabelle uffici, utenti e tipi documento per regolamentare i permessi o per inserire nuove tipologie di atti e nuovi utenti.
Si tiene traccia di ogni attività svolta sul documento.
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Gestione Utenze
L'applicativo gestisce le utenze (della pubblica amministrazione e non) inerenti alla telefonia, la fornitura di gas, acqua, etc…
La gestione prevede oltre all'inserimento manuale delle fatture, anche l'importazione delle fatture dalle varie società (es. Telecom) in automatico, tramite il caricamento dei dati dai files forniti.
Nella procedura è prevista la funzionalità di creazione dei report, estrapolando i dati in base alle esigenze dell'Ente e fornendoli in formato stampabile; così è facile per l'addetto controllare tutte le spese di tutte le utenze di ogni edificio pubblico, suddivise anche per capitolo di spesa o impegno.
E' possibile effettuare la liquidazione delle fatture e migrare i dati nella contabilità finanziaria dell'Ente.
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Workflow
Nell'azienda privata, così come nell'Ente Pubblico, ci sono procedure e procedimenti amministrativi (come la gestione dell'attività commerciale, la qualità, la gestione di commesse, etc…) che, pur essendo importanti, vengono gestiti utilizzando esclusivamente documenti cartacei.
Le informazioni utili per prendere decisioni richiedono tempo per essere ricercate perdendo in efficienza e competitività.
Il workflow è uno strumento di facile utilizzo che consente di migliorare i processi aziendali, gestire e monitorare i procedimenti amministrativi e condividere in tempo reale le informazioni fra i componenti di un gruppo di lavoro.
L'utente abilitato può creare in autonomia i flussi di lavoro definendo graficamente il percorso, gli utenti coinvolti, le regole che consentono di mettere in relazione fra di loro le varie fasi.
Il sistema consente di monitorare, anche a distanza di tempo, ogni singola pratica ed ogni documento, evidenziando le attività che sono state svolte e da quale utente.